Bảo trì tòa nhà văn phòng cho thuê có vai trò vô cùng quan trọng đối với quá trình vận hành, sử dụng tòa nhà. Việc xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình bảo trì văn phòng cho thuê là vô cùng quan trọng giúp Quý doanh nghiệp tiến hành làm hợp đồng thuê văn phòng khoa học, tránh những chi phí phát sinh.
Xác định xem hình thức bảo trì tòa nhà văn phòng và cần ghi rõ trong hợp đồng
Hiện nay có những hình thức bảo trì tòa nhà mà Quý khách hàng cần quan tâm đó chính là:
- Bảo trì thường xuyên: đây chính là hình thức bảo trì tòa nhà văn phòng, quan trọng nhất nhưng hay bị các nhà đầu tư bỏ qua, lơ là nhất bởi nó đòi hỏi thực hiện thường xuyên, liên tục theo định kỳ và mất khoản chi phí không hề nhỏ.
- Bảo dưỡng và ngăn ngừa rủi ro: Việc bảo dưỡng này nhằm phát hiện ra những nguy cơ tiềm ẩn trong tòa nhà văn phòng và sớm có phương án khắc phục kịp thời.
- Bảo trì sửa chữa: giúp khắc phục nhanh chóng những lỗi phát sinh, nêu cao tinh thần nhận thức của chủ đầu tư về việc bảo trì tòa nhà văn phòng thường xuyên, định kỳ.
- Bảo trì thẩm mỹ: đây chính là loại hình bảo trì thường được tiến hành trong quá trình chuẩn bị đón cư dân đến sinh sống. Nó bao gồm chi phí làm đẹp tòa nhà văn phòng như sơn sửa lại tường, lắp đặt các trang thiết bị chiếu sáng mới, làm mới khuôn viên,…
- Bảo trì trì hoãn: trong trường hợp đơn vị đầu tư không có đủ ngân sách thì việc tạm thời ngưng bảo trì trong thời gian ngắn là điều cần thiết. Điều này giúp cho chủ đầu tư có thêm thời gian để bổ sung thâm hụt ngân sách mà vẫn có thể kiểm soát được những rủi ro tiềm ẩn.
Xác định xem hình thức bảo trì tòa nhà văn phòng và cần ghi rõ trong hợp đồng
Bạn cần làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng xem, văn phòng mình thuê sẽ có những hình thức bảo trì nào? Nghĩa vụ của 2 bên như thế nào trong quá trình bảo trì văn phòng? Vấn đề này cũng cần được ghi rõ ràng, chi tiết trong hợp đồng thuê văn phòng.
Tuân thủ quy trình bảo trì tòa nhà văn phòng cho thuê
Để quá trình bảo trì tòa nhà văn phòng cho thuê được diễn ra đảm bảo, chính xác, hiệu quả, cần thực hiện theo đúng quy trình chuẩn chỉ gồm 5 bước cụ thể như sau:
- Bước 1: lập danh sách máy móc, thiết bị cần được bảo trì
- Bước 2: Tiến hành khảo sát máy móc thiết bị hiện trạng
- Bước 3: Lập kế hoạch bảo trì đối với từng loại máy móc thiết bị riêng
- Bước 4: Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng
- Bước 5: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
Theo đúng kế hoạch được đưa ra, đơn vị bảo trì văn phòng sẽ tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nghiệm thu bảo trì bảo dưỡng không gây ảnh hưởng tới quá trình vận hành của tòa nhà.
Tuân thủ quy trình bảo trì tòa nhà văn phòng cho thuê
Lựa chọn đơn vị đối tác cho thuê văn phòng uy tín
Khi lựa chọn được đối tác cho thuê văn phòng uy tín, chuyên nghiệp, những chính sách liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng văn phòng sẽ được công khai rõ ràng đến Quý khách hàng và cũng được nêu rõ trong hợp đồng ký kết thuê văn phòng.
Lựa chọn đơn vị đối tác cho thuê văn phòng uy tín
Bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được hưởng những chính sách tốt nhất, cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp. Trong trường hợp bạn đã ấn định được đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, nhưng trong quá trình trao đổi chưa có hạng mục này thì cũng cần cho thêm hạng mục này vào để thảo luận và ghi rõ trong hợp đồng.
Trên đây chính là một số vấn đề tiềm ẩn về xây dựng và bảo trì trong văn phòng cho thuê, Quý khách hàng cần nắm rõ để có thêm thông tin làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ. Để được tư vấn những giải pháp văn phòng phù hợp nhất với điều kiện tài chính, mục tiêu kinh doanh, Quý khách hàng hãy liên hệ với An Office để được tư vấn thêm.
